Γράφει η Δήμητρα Δήμου.
Στη σύγχρονη εποχή, η σωστή σύνταξη ενός e-mail έχει μετατραπεί σε μια ουσιαστική δεξιότητα. Όσοι ασχολούνται με γραφεία και επαγγελματικές επαφές γνωρίζουν ότι η ικανότητα να εκφράζεις με σαφήνεια και αποτελεσματικότητα τις σκέψεις σου μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων είναι απαραίτητη. Όμως, πολλές φορές ο χρόνος είναι περιορισμένος και η πίεση αυξάνεται με τον όγκο των εισερχομένων μηνυμάτων.
Παρόλο που όλοι γνωρίζουμε τη σημασία της σαφήνειας και της αποτελεσματικής επικοινωνίας, συχνά περιοριζόμαστε στον έλεγχο ορθογραφικών και συντακτικών λαθών προτού πατήσουμε “αποστολή”. Ωστόσο, υπάρχουν συγκεκριμένοι τρόποι να κάνουμε τα e-mail μας πιο κατανοητά και αποτελεσματικά.
Πρώτον, είναι σημαντικό να προχωράμε αμέσως στο θέμα χωρίς περιττές εισαγωγές. Ενώ μια ποιητική ή προσωπική προσέγγιση μπορεί να είναι ενδιαφέρουσα σε άλλα πλαίσια, στην επαγγελματική επικοινωνία η άμεση και σαφής έκφραση είναι προτιμότερη. Οι γενικές παρατηρήσεις και οι υποθετικές εκφράσεις μπορούν να δημιουργήσουν σύγχυση στον αναγνώστη και να αποσπούν την προσοχή του από το κύριο μήνυμα.
Δεύτερον, είναι σημαντικό να τονίζουμε τις κύριες πληροφορίες σε πρώτο πλάνο και να αφήνουμε τις δευτερεύουσες λεπτομέρειες για δευτερεύουσες προτάσεις. Πριν στείλεις ένα e-mail, ρωτήσου πρώτα: “Ποιος είναι ο βασικός λόγος που στέλνω αυτό το μήνυμα;” Αυτό θα σε βοηθήσει να κατευθύνεις τον παραλήπτη στο πιο σημαντικό σημείο της επικοινωνίας σου.
Τέλος, όταν ζητάς κάτι, χρησιμοποίησε ενεργητική σύνταξη. Μια παρατήρηση πρέπει να γίνει, ωστόσο: αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι η χρήση της ενεργητικής φωνής είναι πάντα προτιμότερη από τη χρήση της παθητικής στο εργασιακό περιβάλλον. Το κύριο κριτήριο για να προβεί κανείς στη σωστή επιλογή είναι να αναρωτηθεί εάν πράγματι χρειάζεται να γίνει αναφορά στο υποκείμενο. Όταν, για παράδειγμα, ζητείται κάτι συγκεκριμένο από αυτό, είναι απαραίτητο να τονίζεται και εκφραστικά, ενώ σε αντίθετη περίπτωση η “δημιουργική ασάφεια” που παρέχει η παθητική φωνή μπορεί να είναι πιο βολική.
Φωτό: Brett Jordan, Stephen Phillips, Sigmund (unsplash.com)