Γράφει η Εύα Καλαβρή.
Όπως τα είπαμε φίλοι μου, δύσκολος μήνας ο Οκτώβριος. Βαρύ το πρόγραμμα και ο όγκος εργασίας, τόσο που με απασχολεί πολύ το θέμα της βέλτιστης διαχείρισης χρόνου, παράλληλα με τη διατήρηση ψυχραιμίας!
Κι επειδή τα γυροφέρνω στο μυαλό μου όλα αυτά, τις τελευταίες μέρες, αναπόφευκτα επηρεάζουν τις αναζητήσεις μου, αυτά που διαβάζω και φυσικά αυτά που γράφω!
Γι’ αυτό σήμερα αποφάσισα να θυμηθώ τη δημοφιλή αρχή του Pareto, που μπορεί να την έχετε ακούσει ως «ο κανόνας 80/20» ή ως «ο νόμος των σημαντικών ολίγων και ασήμαντων πολλών».
Μπορεί στη ζωή μας να επιδιώκουμε την ισορροπία και καλά κάνουμε, ωστόσο καμιά φορά, αν δεν μας βγαίνει το πρόγραμμα και αν οι καταστάσεις μας ξεπερνούν, ίσως είναι ευκαιρία να δοκιμάζουμε άλλες μεθόδους, όπως λίγη ανισορροπία στην καθημερινότητά μας:
Ο κανόνας 80/20 στη διαχείριση χρόνου, εν προκειμένω, που βασίζεται στην αποκαλούμενη Αρχή του Pareto, ίσως να βρίσκει εδώ πετυχημένη εφαρμογή:
Ο Vilfredo Pareto, Ιταλός οικονομολόγος και κοινωνιολόγος παρατήρησε το 1897 ότι 80% του πλούτου στην Ιταλία (και σε κάθε χώρα που μελέτησε έπειτα) ανήκε στο 20% του πληθυσμού. Η θεωρία του επιβεβαιώθηκε και σε επόμενες έρευνες που έδειξαν ότι η ανισομερής κατανομή παρατηρείται σε πολλούς τομείς της ζωής.
- Για παράδειγμα, το αξίωμα στη διοίκηση επιχειρήσεων ότι «το 80% των πωλήσεων προέρχεται από το 20% των πελατών».
- Επίσης, στη φορολογία: στις ΗΠΑ, το 20% των μισθωτών κατέβαλε το 80+% των φόρων εισοδήματος σε πολλά έτη αναφοράς.
Μετά την αρχική παρατήρηση του Pareto, πολλοί ακόμη επιστήμονες κι ερευνητές επεσήμαναν παρόμοια φαινόμενα στους δικούς τους τομείς μελέτης. O Joseph M. Juran, Αμερικανός μηχανικός και πρωτοπόρος της Διαχείρισης Ποιότητας, επεσήμανε ότι το 20% των δυσλειτουργιών προκαλούσε το 80% των προβλημάτων!
Τι σημαίνουν όλα αυτά και πώς θα μπορούσαμε να τα αξιοποιήσουμε;;;
Η Αρχή του Pareto, στο ευρύτερο πλαίσιό της, υποστηρίζει ότι 80% των αποτελεσμάτων προκύπτουν από 20% των αιτίων. Δηλαδή, ο κανόνας 80/20 υποδηλώνει ότι, σε κάθε κατάσταση, λίγοι παράγοντες (20%) είναι ζωτικής σημασίας και πολλοί παράγοντες (80%) είναι ασήμαντοι / επουσιώδεις.
Μεταβαίνοντας από την επιστήμη του Management στο δικό μας μικρόκοσμο, θα μπορούσαμε να δοκιμάσουμε να εστιάσουμε στο σημαντικό αυτό 20%. Από όλα τα πράγματα που κάνουμε κατά τη διάρκεια μιας γεμάτης μέρας, μόνο 20% έχει πραγματικά σημασία και σοβαρό αντίκτυπο. Αυτό το 20% θα φέρει το 80% των αποτελεσμάτων μας.
Θα μπορούσαμε να εντοπίσουμε αυτά τα σημαντικά και να στρέψουμε εκεί την προσοχή μας. Όταν τα προβλήματα της ημέρας αρχίζουν να ροκανίζουν τον πολύτιμο χρόνο μας, μπορούμε να υπενθυμίζουμε στον εαυτό μας το 20% στο οποίο πρέπει να επικεντρωθούμε. Αν κατανοήσουμε την αρχή αυτή σε βάθος, χρησιμοποιώντας την πάντα με σύνεση, μπορούμε να επηρεάσουμε τη ζωή μας.
Ο κανόνας 80/20 λοιπόν, είναι εδώ σε αυτό το άρθρο, για να χρησιμεύει σαν μια καθημερινή υπενθύμιση ν’ αφιερώνουμε το 80% της ενέργειας και του χρόνου μας στο 20% των πραγμάτων στην εργασία μας και στη ζωή μας, που έχουν πραγματική και ουσιαστική σημασία. Ανατρέξτε ξανά εδώ, όποτε θελήσετε να θυμίσετε στον εαυτό σας να εργάζεται έξυπνα και αποτελεσματικά και όχι σκληρά. Αυτό που στη θεωρία της αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου λέγεται: work smarter, not harder.
Καλά καταλάβατε ότι έχει ζουμί η υπόθεση! Συνεχίζεται φυσικά…
Εύχομαι να έχετε μια ευχάριστη, παραγωγική μέρα, όπου το 20% της προσπάθειάς σας να φέρει το 80% των αποτελεσμάτων!!!